Når du sletter en bruker i Microsoft 365, om det er tilsiktet eller ei, gjelder slettingen for hele nettverket. Det samme gjelder for brukerens OneDrive- og epost konto. Standard bevaringstid for slettede brukere er 30 dager. Etter 30 dager er all data tilknyttet brukeren slettet for godt. I tillegg har Microsoft 365 to typer sletting – “soft og “hard”. Soft sletting er når det som slettes havner i for eksempel en søppelkurv og kan gjenopprettes derfra. Hard sletting er når det som slettes blir renset fra systemet og ikke er mulig å gjenopprette.

I dagens samfunn utvikles måten vi jobber på daglig. Det samme gjelder reglene som brukes for data vi oppretter og bruker i Microsoft 365 miljøet. På samme måte som soft og hard sletting har M365 begrenset backup og bevaringsretningslinjer. Disse reglene endres stadig vekk og er vanskelige å forholde seg til. Hvis mailboksen din skulle bli slettet eller korrupt har ikke Microsoft en løsning som lar deg rulle mailboksen tilbake i tid. Med Microsoft 365 backup får du en fullstendig backupløsning uten begrenset bevaring slik at du slipper å forholde deg til bevaringstid og begrenset backup.

“Sikkethetstrusler” forbinder mange med hackere og virus. Likevel er interne sikkerhetstrusler det som kanskje er den største trusselen. Interne trusler er noe som skjer både utilsiktet og tilsiktet og skjer som regel oftere enn du tror. Tilgang til mapper og filer som er utgått på dato, dårlige passord, tilgang til enhet koblet til selskapets Microsoft 365 til venner, kolleger eller barn. Microsoft har heller ingen måte å vite om det er en iherdig ansatt som sitter foran tastaturet og rydder i mapper i SharePoint eller om det er en oppsagt ansatt som vil gjøre mest mulig skade før lønnen slutter å komme inn på konto. Ansatte kan laste ned infiserte filer eller ha dårlige passord som gir tilgang til konfidensielle dokumenter.

Malware og virus som ransomware eller kryptovirus kan gjøre utrolig stor skade. Ikke bare for selskapets rykte, men også for personvern og sikkerhet for intern kundedata. Eksterne trusler kan komme gjennom epost og vedlegg og måtene det kan komme på blir stadig vanskeligere å skille fra legitim epost. Exchange Online’s innebygde backup/gjenopprettingsfunksjon er ikke tilstrekkelig for å håndtere seriøse angrep på en god måte. Med ekte, separat backup kan du være sikker på at du har en uinfisert kopi av all data lett tilgjengelig om angrepet skulle være et faktum.

En sjelden gang blir du nødt å lete opp gamle eposter, filer eller annen data ved f.eks søksmål eller andre hendelser som krever dokumentering. Selv om en gjerne tenker dette aldri kommer til å skje før du står midt oppi det. Microsoft har noen innebygde sikkerhetsnett, men dette er sjelden godt nok for å holde selskapet ute av trøbbel dersom det skranter på dokumentering. For eksempel kan slettet epost som ikke er gjenopprettbar i Microsoft 365 hentes ut og fremvises uten problem.

I dag er det få som ikke har vært borti Microsoft Teams. Det har blitt senteret innen produktivitet og samarbeid på blant annet hjemmekontor. Microsoft har strukturert Teams på en måte som samler alle 365 tjenestene som SharePoint og OneDrive. Ikke bare er det filer og data som er viktig å ha backup av, men også samtaler, innstillinger og kontakter.