Microsoft 365 Copilot Cowork gjør mer enn å svare på spørsmål og hjelpe deg med tekst.
Den kan utføre oppgaver på vegne av brukeren, jobbe på tvers av Microsoft 365 og gjennomføre arbeidsprosesser med flere steg.
Det åpner for nye måter å bruke AI på i arbeidshverdagen. Samtidig blir spørsmål om data, tilgang, sikkerhet og kostnader viktigere.
For IT-ansvarlige og ledere er det derfor ikke nok å spørre:
Kan vi ta i bruk Copilot Cowork?
Et bedre spørsmål er:
Hvordan tar vi det i bruk uten å miste kontroll på data, sikkerhet og kostnader?
Hva er Microsoft 365 Copilot Cowork?
Copilot Cowork er utviklet for å utføre oppgaver på vegne av brukeren.
I stedet for å gi AI-en én enkelt forespørsel, kan du beskrive et ønsket resultat. Cowork kan deretter planlegge og gjennomføre flere steg for å løse oppgaven.
Det kan for eksempel være å:
- finne og sammenstille informasjon
- lage dokumenter og presentasjoner
- forberede møter
- håndtere e-post og kalender
- publisere informasjon i Teams
- utføre gjentakende administrative oppgaver
Dette gjør Cowork særlig interessant for virksomheter som allerede bruker Microsoft 365 aktivt og ønsker å bruke AI til mer enn søk og tekstproduksjon.
Fra prompting til delegering
Med Cowork endres også måten vi bruker AI på.
Tradisjonell bruk av Copilot handler ofte om prompting. Du stiller et spørsmål, ber om et utkast eller får hjelp til én konkret oppgave.
Med Cowork kan du i større grad delegere et resultat.
I stedet for å beskrive hvert enkelt steg, beskriver du hva du ønsker å oppnå. Cowork kan deretter planlegge hvordan oppgaven skal løses og gjennomføre flere steg på vegne av brukeren.
Forskjellen kan for eksempel være:
Prompting:
«Lag et sammendrag av disse dokumentene.»
Delegering:
«Forbered meg til kundemøtet. Finn relevant informasjon, trekk frem de viktigste punktene og lag et kort møteunderlag.»
Dette kan redusere antall manuelle steg i arbeidsoppgaver som møteforberedelser, research, rapportering og dokumentproduksjon. Samtidig stiller det større krav til hva AI-en får tilgang til og hvilke handlinger den kan utføre.
Hvor behandles dataene?
For norske virksomheter er dette et viktig spørsmål.
Microsoft 365 Copilot omfattes av Microsofts krav og forpliktelser rundt personvern, sikkerhet og EU Data Boundary.
Men det betyr ikke nødvendigvis at all AI-behandling alltid skjer innenfor EU, uavhengig av hvordan løsningen er konfigurert.
Microsoft tilbyr blant annet en funksjon kalt flex routing. Når denne er aktivert, kan enkelte AI-forespørsler behandles utenfor EU Data Boundary ved behov for ekstra kapasitet.
Virksomheter med tydelige krav til hvor data skal behandles bør derfor kontrollere hvordan denne innstillingen er satt opp.
Det samme gjelder valg av AI-modeller. Ulike modeller kan ha ulike vilkår for databehandling.
Det er med andre ord ikke nok å vite at virksomheten bruker Microsoft Copilot.
Dere bør også vite hvordan løsningen er konfigurert.
Er Copilot Cowork sikkert?
Cowork bygger videre på sikkerhets- og tilgangsmodellen i Microsoft 365.
Det betyr samtidig at eksisterende svakheter i tilgangsstyringen kan få større betydning.
Hvis en medarbeider har tilgang til dokumenter eller områder personen egentlig ikke trenger, kan Copilot også bruke informasjon brukeren har tilgang til.
AI skaper ikke nødvendigvis tilgangsproblemet, men kan gjøre eksisterende problemer langt mer synlige.
Før Cowork tas bredt i bruk bør virksomheten derfor ha kontroll på:
- tilgang til SharePoint, Teams og OneDrive
- ekstern deling
- sensitive data
- gamle eller unødvendige brukertilganger
- sikkerhets- og compliance-policyer
- hvilke AI-modeller og plugins ansatte kan bruke
God kontroll på AI starter ofte med god kontroll på Microsoft 365.
Hva koster Copilot Cowork?
Dette er et av spørsmålene eProvider får mest akkurat nå.
Aktivering av Cowork kommer i tillegg til den vanlige Copilot-brukerlisensen.
Det finnes to prismodeller:
- Pay-As-You-Go, hvor virksomheten betaler etter faktisk forbruk
- Prepaid, hvor kapasitet kjøpes på forhånd
Hvor mye Cowork faktisk koster vil avhenge av hvordan løsningen brukes.
Derfor er det viktig å ha kontroll på forbruket fra starten.
Når eProvider setter opp Cowork, legges det samtidig inn forbruksgrenser per bruker. Det gir bedre kontroll over bruken og bidrar til å forhindre uforutsette eller høye kostnader.
På den måten kan virksomheten teste Cowork uten å gi slipp på kontrollen over forbruk og kostnader.
Bør alle ansatte få tilgang?
Ikke nødvendigvis.
En bedre tilnærming kan være å starte med enkelte brukergrupper og konkrete arbeidsprosesser.
Se etter ansatte som bruker mye tid på for eksempel møteforberedelser, rapportering, research, dokumentproduksjon, kundekommunikasjon eller gjentakende administrative oppgaver.
Test Cowork på disse områdene først. Da kan dere sammenligne tidsbruk, antall manuelle steg og resultat før og etter, og se hvilke arbeidsprosesser som faktisk forsvarer kostnaden før flere får tilgang.
Ikke mål suksess i antall aktiverte lisenser. Mål hvor mye arbeid Cowork faktisk tar bort fra arbeidsprosessen.
Fem spørsmål dere bør svare på før dere starter
- Hva skal vi bruke Cowork til?
Start med arbeidsoppgavene, ikke teknologien. Hvor kan AI redusere manuelt arbeid eller forbedre måten virksomheten jobber på?
- Hvem skal få tilgang?
Definer hvilke roller og brukergrupper som bør starte.
- Har vi kontroll på data og tilganger?
Gjennomgå Microsoft 365-miljøet før AI får en større rolle i arbeidshverdagen.
- Hvor behandles dataene?
Kontroller relevante innstillinger, flex routing og hvilke AI-modeller som er tilgjengelige.
- Hvordan følger vi opp kostnad og effekt?
Følg kostnad og effekt parallelt fra starten. Hvor mange minutter eller manuelle steg forsvinner fra oppgaven? Hvor ofte brukes Cowork? Og er tidsgevinsten større enn kostnaden?
Slik kan eProvider hjelpe
For mange virksomheter er utfordringen ikke å finne nye AI-verktøy.
Utfordringen er å vite hvem som faktisk bør få tilgang, hvilke arbeidsprosesser Cowork bør brukes til, hvilke data løsningen får tilgang til og hvordan kostnadene begrenses.
eProvider kan hjelpe med å vurdere om Microsoft 365-miljøet er klart for Copilot Cowork, blant annet gjennom:
- gjennomgang av brukere og tilganger
- sikkerhetsinnstillinger og databehandling
- Copilot-konfigurasjon
- oppsett av forbruksgrenser og kostnadskontrol
- vurdering av relevante arbeidsprosesser
- opplæring og trygg bruk
Målet bør ikke være å aktivere mest mulig AI.
Målet er færre manuelle steg i de riktige arbeidsprosessene, uten at kostnader eller datatilgang løper fra dere.
Ønsker dere å finne ut om Copilot Cowork passer for virksomheten, og hva det vil innebære i praksis?
Ta kontakt med eProvider for en uforpliktende prat om bruk, oppsett og kostnader.
Kilder: Informasjonen i artikkelen er basert på Microsofts offisielle dokumentasjon for Microsoft 365 Copilot og Copilot Cowork, inkludert informasjon om databehandling, EU Data Boundary, Copilot Credits og kostnadsstyring.
Ta kontakt for en uforpliktende prat
Sales and marketing manager
Digital suverenitet
Se også:
Hvordan private cloud og P2P (mørk fiber) kan gi mer kontroll, forutsigbarhet og kapasitet
Digital suverenitet handler om virksomhetens reelle kontroll over egne data, systemer og digitale avhengigheter. I praksis betyr det å kunne svare tydelig på hvor dataene ligger, hvem som kan få tilgang, hvilke lover som gjelder, og hvordan dere kan flytte tjenester og data hvis behovene endrer seg.
For mange har dette blitt viktigere fordi risiko ikke bare handler om sikkerhet, men også om leverandørbinding, jurisdiksjon, datalagring, revisjonsspor og muligheten til å opprettholde drift uavhengig av endringer hos tredjeparter.
